Was wir können

Je nach Budgetumfang müssen unterschiedliche Vergleichsangebote eingeholt werden. Oft sind die Unterschiede in den Angeboten massiv, und es bleibt einem nur noch eine Nenngröße zu vergleichen: der Preis. Die Antwort auf die Frage ob das Angebotene zu den Vorstellungen des Kunden passt, kann dann leider erst auf der Veranstaltung festgestellt werden. Und muss nicht selten durch Nachträge kompensiert werden.

Klarmacher erstellt unabhängig versandreife Musterleistungsbeschreibungen die für Transparenz sorgen: die Veranstaltung ist einmal komplett zusammen mit der Agentur, bzw. dem Kunden durchdefiniert und lässt keinen Interpretationsspielraum von Seiten der Bieter zu. So sind die Angebote eindeutig, Massen und Qualitäten sind vergleichbar.

Ein ausgeklügeltes Crowdmanagement ist für Veranstaltungen ab einer bestimmten Größe ein unverzichtbares Instrument für eine gelungene und vor allem sichere Veranstaltung. Insbesondere Seit den Vorkommnissen auf der Love Parade in Düsseldorf legen Ämter und Behörden hier ein besonderes Augenmerk auf (Groß-)Veranstaltungen Ein effektives Crowdmanagement beginnt bereits bei der Anreise der Teilnehmer: wann kommen wie viele Gäste mit welchen Verkehrsmitteln? Mit welchen Maßnahmen kann (insbesondere zu Stoßzeiten) ein effizienter Besucherfluss gewährleistet werden? Welche Möglichkeiten bestehen bei der Personenzählung bei Veranstaltungen mit mehreren Zugängen? Wie können gezielt Besucher angesprochen werden um etwaige Gefahrensituation frühzeitig zu bekämpfen, bzw. gar nicht erst entstehen zu lassen.

Klarmacher plant und unterstützt Veranstalter bei der Ausarbeitung, Planung und Durchführung bei allen Maßnahmen im Bereich der risikominimierenden Besucherführung.

Grundsätzlich ist der Betreiber immer für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich (und ist somit haftbar), bspw. gilt dies für die Kennzeichnung der Fluchtwege, Brandschutzkonzept und bestehende Ausstattung/Einrichtung des Hauses. Er kann diese Verantwortung nicht in Gänze auf den Veranstalter umlegen. Es können jedoch bestimmte Verpflichtungen an den Veranstalter übertragen werden, wenn dieser oder dessen Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist. Je nachdem, wie viele Akteure an einer Veranstaltung mitwirken (Location, Agentur, Endkunde, Kommune), kann diese Konstellation schnell unübersichtlich werden.

Klarmacher sorgt für Transparenz und klärt gemeinsam mit allen beteiligten Gewerken die Rechte und Pflichten.

In der Systematik des Brandschutzes wird unterschieden zwischen vorbeugenden und abwehrenden Maßnahmen. Der vorbeugende Brandschutz ist wiederum unterteilt in bauliche Maßnahmen, technische Einrichtungen und organisatorische Abläufe. Dem Betreiber obliegt die übergeordnete Verantwortung zur Minimierung von Brandlasten, so kann, bzw. muss er für alle eingebrachten Materialien ein Brandschutzzertifikat fordern. Auch die Gefahr durch extern eingebrachte und fehlerhafte Elektroinstallationen ist ein nicht zu vernachlässigender Faktor.

Klarmacher prüft im Vorfeld individuell welche rechtlichen Vorgaben in dem jeweiligen Fall Anwendung finden, sorgt für eine effiziente Schnittstellenkoordination zwischen den beteiligten Gewerken und prüft vor Ort auf mögliche Gefahrenquellen.

Von der ersten Vorplanung auf Machbarkeit und Kapazitäten, über die Entwurfs-, Genehmigungs- und Ausführungsplanung: maßstabs- und detailgetreue Pläne sind die Grundlage für einen gelungenen und geradlinigen Projektverlauf. Da hier jedes Gewerk einen anderen Fokus hat, bzw. für jeden andere Informationen wichtig sind, sind individualisierte Pläne zwingend notwendig.

Klarmacher erstellt für jede Projektphase die entsprechenden Pläne: für das Genehmigungsverfahren, für beteiligte Dienstleister (Technik, Catering, Messebau, Möbellieferanten) oder zur Absprache mit der Location: jeweils mit den für das Gewerk benötigten Informationen. Auf Wunsch erstellen wir auch 3D Ansichten und Simulationen, unter anderem zur Klärung der Sichtachsen für Besucher.

Bei einer Gefährdungsbeurteilung sind u.a. (jedoch nicht ausschließlich) folgende Einflussfaktoren zu beachten: Anzahl und Zusammensetzung/Besucherprofil der erwarteten Gäste, Art und Ort der Veranstaltung, Infrastruktur, Qualifikation des Veranstalters sowie der grundlegende Charakter der Veranstaltung.

Klarmacher erstellt eine individuelle Gefährdungsbeurteilung für Ihre Veranstaltung, entweder als Teil des Sicherheitskonzeptes oder zur Vorlage bei anderen Gewerken (Ämtern oder Betreibern).

Jede Veranstaltung wirkt sich auf die Interessen unterschiedlicher Beteiligter aus: Veranstalter, Agentur, Anwohner sowie Natur und Umwelt um nur einige wenige zu nennen. Eine Veranstaltung muss genehmigt werden, sobald Gemeininteressen beeinträchtigt werden: das gilt unter Umständen auch für private Events (bspw. wenn ein Feuerwerk geplant ist, im öffentlichen Raum gefeiert wird oder eine Drohne zum Einsatz kommen soll). Die Anforderungen des Genehmigungsprozesses sind je nach Bundesland unterschiedlich und müssen entsprechend im Vorfeld geprüft und für wiederkehrende Veranstaltungen jeweils neu eingereicht werden. Ziel von Genehmigungen ist die Einhaltung eines Mindeststandards, der Dritte schützt.

Klarmacher unterstützt Sie bei allen benötigten qualifizierten Unterlagen und Behördengängen. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Koordination des gesamten Genehmigungsprozesses.

Wir erstellen auf Ihre Veranstaltung angepasste Hygienekonzepte und sorgen dafür, dass diese vor Ort umgesetzt werden. 

Bereits in der Konzeptionsphase ist es wichtig, zumindest ein Auge auf Durchführbarkeit und Kosten für das technische Gewerk zu haben, hier haben die kleinen aber feinen Details oft eine Auswirkung, die dann in der Umsetzung behoben werden muss. Oft verbunden mit einem nicht zu vernachlässigenden Einfluss auf das Budget.

Klarmacher liefert bereits in der Konzeptionsphase Möglichkeiten für den maximalen Effekt innerhalb des vorgegebenen Budgets.

Ein Sicherheitskonzept ist die schriftliche Zusammenfassung der Sicherheitsplanung, bzw. deren Einzelmaßnahmen, damit dritte Parteien (Feuerwehr, Polizei, Ämter) einen kompakten Zugang zu Informationen erhalten. Ein Sicherheitskonzept ist erforderlich wenn: „…es die Art der Veranstaltung erfordert“ (§ 43 Abs. 1 MVStättVO), ab 5000 Besucherplätzen, es durch eine Behörde vorgeschrieben wird oder der Veranstalter seine Verkehrssicherungspflichten erfüllen muss.
Inhalte eines Sicherheitskonzeptes sind u.a. Details zur Veranstaltung, Gefährdungs- und Risikoanalyse, Verantwortlichkeiten in der Behördenstruktur, Maßnahmen bei Unfall, Unwetter und sonstigen sicherheitsrelevanten Vorkommnissen, Risikomanagement sowie Flucht- und Rettungswege.

Klarmacher begleitet Veranstalter und Betreiber auf diesem Weg und leistet neben der nötigen Gewerkekommunikation auch die komplette Erstellung eines belastbaren Sicherheitskonzepts.

Neben den Klassikern wie (mobilen) Bühnen und PA Towern zählen auch Tribünen, Zelte/Zelthallen, Kletterwände, Emporen und Rampen zu den fliegenden Bauten. Hierfür wird vom Veranstalter, bzw. Gesetzgeber ein statischer Nachweis verlangt um die Sicherheit der Teilnehmer zur gewährleisten.

Klarmacher liefert Statik- und Standfestigkeitsnachweise für Ihre Veranstaltung. Auf Wunsch prüfen wir auch vorhandene Nachweise auf Richtigkeit und Aktualität.

16 oder 32A, 63A, 125A oder Powercons: je größer die Veranstaltung desto komplexer wird die Anforderungen an eine reibungslose Stromversorgung.

Klarmacher unterstützt in allen Bereichen der Stromplanung und berät vom Notstromaggregat, über die VDE Prüfung der vorhandenen Infrastruktur in der Location, bzw. vom Dienstleister gestellten Material bis hin zur Schnittstellenkoordination und der Bedarfsklärung mit allen beteiligten Gewerken (Catering, Technik).

Als Agentur oder Veranstalter wünscht man sich besonders bei komplexen Gewerken einen zentralen Ansprechpartner, der sich entsprechend ganzheitlich um alle Belange kümmert.

Klarmacher stellt in der Planungs- und Durchführungsphase einen erfahrenen Technischen Produktionsleiter zur Seite, der kurz vor und während der Veranstaltung als Schnittstelle zu allen technischen Gewerken und der Location fungiert.